Wysyłanie e-maili uznawane kiedyś było za mało poważne i nieformalne. Prowadzenie korespondencji biznesowej i osobistej odbywało się jedynie przy pomocy tradycyjnej poczty. W chwili obecnej większość kontaktów podtrzymuje się właśnie przy pomocy poczty elektronicznej. Skrzynkę w sieci sprawdza się nawet po kilkanaście razy dziennie, ponieważ to właśnie maile zdominowały kontakty zawodowe i prywatne. Wydaje się, że pisanie maili to nic trudnego, trzeba jednak stosować się do pewnych zasad.
Przykładowy adres e mail – od czego zacząć?
Dobrze napisane maile powinny zaczynać się od właściwego powitania. Jest to bardzo ważny element tej wiadomości, który wskazuje na charakter znajomości, która łączy nadawcę z odbiorcą. Przy mailach, które wysyła się równocześnie do wielu osób, bardzo ważne jest wybranie właściwej grupy odbiorców. Warto skorzystać z funkcji UDW, uniemożliwiającej dostęp do adresów mailowych pozostałych osób i zapewniającej im minimum prywatności. Przykładowe adresy e mail, jeśli dostaną się w niepowołane ręce, mogą sprawić wiele problemów.
W wiadomościach mailowych bardzo ważna jest także treść, która powinna być zwięzła. Nie należy rozpisywać się za bardzo. Zawartość maila służbowego powinna zawierać jak najwięcej konkretnych informacji, natomiast jeśli jest to wiadomość prywatna, długość i treść maila zależy od nadawcy.
W przypadku, kiedy chce się uniknąć przypadkowego wysłania wiadomości, trzeba pole z adresem pozostawić puste, aż do momentu zakończenia korespondencji.
Co powinno znajdować się na początku i na końcu maila?
Jeśli chodzi o to, jak napisać e mail przykłady mogą być różne. Wszystko zależy od tego, do kogo skierowana jest wiadomość. Do nieznanego odbiorcy, kontrahenta lub w sprawach służbowych e-mail rozpocząć można od różnych formalnych, grzecznościowych zwrotów. Unikać należy tradycyjnego „Dzień dobry”, ponieważ nigdy nie wiadomo, kiedy odbiorca otworzy wiadomość. E-maila zakończyć należy zwrotem „z poważaniem” lub zwykłym „pozdrawiam”.
W przypadku, kiedy odbiorca maila jest znaną nam osobą, z którą nie łączą nas zbyt bliskie relacje, wiadomość należy zacząć grzecznościowym zwrotem „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie”, natomiast zakończyć frazą „z wyrazami szacunku” lub „z poważaniem”
W wiadomościach, które skierowane są do bliskich znajomych i przyjaciół, nie obowiązują żadne formalności, panuje całkowita dowolność.
Jak napisać e-mail ciekawie i interesująco?
Wszystko zależy od tego, do kogo ma on być skierowany. W mailach wysyłanych do znajomych, które będą relacją z wakacji lub z innego wydarzenia, można pisać wszystko, co przychodzi nadawcy do głowy. Natomiast wiadomości skierowane do pracodawcy, partnera biznesowego lub kontrahenta powinny zawierać tylko konkretne treści i najważniejsze informacje. Należy również dobrać właściwy język wypowiedzi. Bez względu na to, do kogo skierowany jest e-mail, należy pamiętać, aby pisać zgodnie z regułami języka polskiego. W korespondencji oficjalnej trzeba pamiętać o zachowaniu dystansu wobec odbiorcy.
